TeamAgenda ist einfach zu benutzen, aber dennoch ausgefeilt in seinen Möglichkeiten. Ob Sie die Arbeit eines ganzen Büros organisieren wollen, oder Ihre persönlichen Termine verwalten: TeamAgenda ist leicht zu handhaben und hilft Ihnen, Arbeitstage zu organisieren und sich bei der Arbeit auf Wesentliches zu konzentrieren.
TeamAgenda unterscheidet sich von anderen Planern für den Macintosh. Sie können nicht nur Ihre eigenen Verpflichtungen organisieren, sondern auch die Ihrer ganzen Arbeitsgruppe. Mit TeamAgenda behält jeder in der Arbeitsgruppe die Übersicht über alle Arbeitsabläufe. Deshalb steigert TeamAgenda Ihre Effizienz bei der gesamten Arbeitsorganisation.
• Was TeamAgenda leistet:
TeamAgenda ist sowohl ein persönlicher Kalender auf Ihrem Rechner, als auch ein Planer für ganze Gruppen im Netzwerk. Der TeamServer, der sich mit auf den Disketten befindet, koordiniert Ihr Team.
Mit dem TeamServer können Sie Ihre Agenda mit anderen gemeinsam nutzen und haben Zugriff auf die Agenden der übrigen Teammitglieder. Mit einem Blick finden Sie passende Termine für Meetings oder wer noch genügend Zeit hat, bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Umgekehrt sehen Sie sofort, wenn jemand Ihnen eine Aufgabe übertragen oder einen gemeinsamen Termin geändert hat.
Verwalten Sie Arbeitsaufgaben im Büro: Alle anfallenden Verpflichtungen können zentral erfaßt und zu einem beliebigen Zeitpunkt einem Verantwortlichen zugeordnet werden. Die Zuordnung geschieht einfach durch ziehen mit der Maus von einem Kalender in einen anderen.
Werten Sie Arbeitszeiten aus: Die Suchoptionen von TeamAgenda erlauben eine beliebige Zusammenstellung aller Einträge. Diese Listen können gedruckt und exportiert werden. So erhalten Sie schnell eine Übersicht, wieviel Zeit die unterschiedlichen Tätigkeiten gekostet haben.
Integrieren Sie Ihre elektronische Post in den täglichen Arbeitsplan. Benutzer von System 7 Pro können alle Briefe im AppleMail-Format direkt in den Zeitplan ziehen und jeden Eintrag als Terminvorschlag an andere PowerTalk-Benutzer versenden.
Binden Sie einen Newton in die Zeitplanung im Büro ein. Über serielles Kabel oder AppleTalk kann der Kalender des Newton automatisch mit TeamAgedna abgeglichen werden.
Bei Gruppeninstallationen verwaltet TeamAgenda alle Daten zweifach: einmal Ihre persönlichen Daten auf Ihrem Rechner und zusätzlich alle Daten auf dem TeamServer. Benutzen Sie ein PowerBook, können Sie Ihre Termine deshalb auch dann noch bearbeiten, wenn Sie keine Verbindung zum Netzwerk haben. Auch Ihre Kollegen im Büro können weiterhin mit Ihren Daten auf dem TeamServer arbeiten, zum Beispiel ein Meeting anberaumen. Haben Sie wieder Verbindung zum Netzwerk, zurück im Büro oder mit Apple Remote Access, werden die Änderungen automatisch gegeneinander abgeglichen. Konflikte, wie überlappende Termine, die während Ihrer Abwesenheit entstanden sind, werden automatisch gemeldet.
Werden in Ihrer Arbeitsgruppe Aufgaben und Termine zum Beispiel von einer Sekretärin verwaltet, ist TeamAgenda die Lösung. Die Terminverwaltung kann dabei auch Ressourcen wie Tagungsräume, Geräte, Fahrzeuge etc umfassen.
Legen Sie zuerst eine Arbeitskopie Ihrer schreibgeschützten TeamAgenda und TeamServer Diskette an und verwahren Sie die Originale an einem sicheren Ort. Arbeiten Sie nie von der Originaldiskette, um die Gefahr von Beschädigungen und Viren zu vermindern.
Zum Installieren von TeamAgenda
1. legen Sie die Diskette »TeamAgenda« in das Diskettenlaufwerk ein,
2. klicken Sie doppelt auf das Installer-Icon,
3. klicken Sie auf »Installieren«
Benutzen Sie TeamAgenda allein, brauchen Sie den TeamServer nicht zu installieren.
• Anlegen einer persönlichen Agenda
1. Klicken Sie zweimal auf das TeamAgenda-Icon, um das Programm zu starten.
Beim ersten Start werden Sie aufgefordert, Ihren Namen und die Firma einzugeben. Diese Information kann später nicht mehr geändert werden. Die Demo-Version ist immer auf »MacVONK•Deutschland« personalisiert.
Haben Sie »OK« geklickt, werden Sie aufgefordert, eine Agenda-Datei zu öffnen.
2. Klicken Sie auf »Neu«
oder
3. klicken Sie auf »Abbrechen« und rufen »Neue persönliche Agenda…« im Menü »Ablage« auf,
4. geben Sie Ihren Namen als Dokumentnamen ein und sichern die Datei an einem beliebigen Ort.
Insbesondere, wenn Sie in einer Arbeitsgruppe arbeiten, sollte der Dokumentname so gewählt werden, daß die übrigen Gruppenmitglieder ihn verstehen.
• Die persönliche Agenda
In Ihrer persönlichen Agenda verwalten Sie Verabredungen oder andere Verpflichtungen, gleich, ob es sich um klare Termine handelt oder der Zeitrahmen weitgehend offen ist. Die Agenda hilft Ihnen dabei, sich auf Ziele zu konzentrieren und zeitliche Begrenzungen einzuhalten.
Die Darstellung der Agenda können Sie Ihren Anforderungen weitgehend anpassen.
»TeamNotify« von TeamAgenda erinnert Sie an Verpflichtungen, Meetings etc. TeamNotify läuft im Hintergrund, immer, wenn Ihr Macintosh eingeschaltet ist. Sie werden also an einen Termin auch erinnert, wenn Sie TeamAgenda gerade nicht benutzen.
TeamAgenda kann all Ihre Verpflichtungen zu übersichtlichen Listen zusammenstellen. Nutzen Sie die Kategorien aus und lassen Sie sich zum Beispiel alle Einträge zu einem Ziel, Kunden, Projekt, etc. zusammenstellen.
TeamAgenda ist so beweglich wie Ihr PowerBook. Auch wenn Sie Ihre Agenda in eine Arbeitsgruppe eingebracht haben, können Sie sie unterwegs noch benutzen. Bei der nächsten Verbindung zum Netzwerk werden beim automatischen Abgleich alle Daten aktualisiert.
• Der TeamServer
Wenn Sie die Arbeit einer Gruppe koordinieren wollen, installieren Sie den TeamServer im Netzwerk. Der TeamServer kann auf einem beliebigen Macintosh installiert werden, der noch genügend Leistungskapazität frei hat, um das Programm im Hintergrund laufen zu lassen. Installieren Sie TeamServer z.B. nicht auf einem Rechner, der regelmäßig abstürzt!
TeamAgenda und TeamServer können auf demselben Rechner laufen.
• TeamServer installieren
1. legen Sie die Diskette »TeamAgenda« in das Diskettenlaufwerk ein,
2. Klicken Sie doppelt auf das Installer-Icon,
3. klicken Sie auf »Anpassen«,
4. wählen Sie die Installation für System 6 oder System 7.
TeamServer verwaltet alle Daten der Gruppe in einer Datei, auf die er Zugriff hat. Einer in der Gruppe sollte die Verwaltung der Gruppe übernehmen, im folgenden »Administrator« genannt. Der Administrator installiert den TeamServer, sorgt für regelmäßige Back-Ups etc.
Einrichten einer Gruppe:
1. Klicken Sie doppelt auf das TeamServer-Icon,
2. klicken Sie »Neu« im folgenden Öffnen-Dialog,
oder
3. klicken Sie »Abbrechen« und rufen »Neue Gruppe« im Menü »Ablage« auf,
4. geben Sie den Namen der Gruppe ein und sichern das Dokument an einem beliebigen Ort, z.B. im TeamServer-Ordner.
• Automatisches Starten der Gruppe
Wurde der TeamServer auf einem System-7-Rechner oder einem AppleShare 3.x Rechner installiert, erzeugen Sie ein Alias der Gruppendatei und ziehen es in den Startobjekte Ordner im Systemordner. TeamServer startet dann jedesmal automatisch, wenn der Rechner neugestartet wird.
1. Wählen Sie im Finder das Gruppendokument aus, das Sie gerade angelegt haben,
2. rufen Sie »Alias erzeugen« im Menü »Ablage« auf,
3. öffnen Sie den Systemordner,
4. ziehen Sie das Alias in den Startobjekte Ordner im Systemordner.
Läuft TeamServer auf einem Rechner unter System 6.0.4 oder neuer und MultiFinder, gehen Sie wie folgt vor:
Die Datei ADSP muß im Systemordner liegen (wird vom Installer sichergestellt, wenn die korrekte Installation ausgewählt wurde).
1. Wählen Sie die Gruppendatei aus, die Sie gerade angelegt haben.
2. Wählen Sie »Startprogramme…« im Menü »Spezial«.
3. Wählen Sie »Ausgewählte Objekte« und »MultiFinder« aus.
4. Bestätigen Sie die Einstellung mit »OK« und starten den Rechner neu.
TeamServer und AppleShare 2.x
Befolgen Sie die Apple-Dokumentation zur Installation von TeamServer als Hintergrundprozeß auf dem AppleShare 2.x Server.
Benutzen Sie auch die TeamAgenda »Hilfe«-Anweisung im Menü »Fenster« oder rufen Sie die Aktive Hilfe auf, wenn Sie Anweisungen nicht verstehen.
Der Administrator sollte folgende Parameter der Gruppe konfigurieren: Kennwort für den Zugang zur Gruppe, Ressourcen, Gemeinsame Agenden und Feiertage. Hierfür muß der Administrator sich zunächst selbst die notwendigen Berechtigungen geben.
1. Starten Sie TeamAgenda,
2. legen Sie im Dialog »Öffnen« eine neue Agenda an oder öffnen Sie Ihre, wenn sie bereits besteht.
3. Rufen Sie »Vollständige Menüs« im Menü »Kontext« auf.
4. Rufen Sie »Verbindung einrichten…« im Menü »Ablage« auf,
5. wählen Sie die neu angelegte Gruppe aus,
6. rufen Sie »Gruppen-Verwaltung…« im Menü »Kontext« auf.
Diese Anweisung ist nur verfügbar, wenn zuvor die Verbindung zu einem TeamServer hergestellt wurde. Nach der Anweisung werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben. Bei der ersten Benutzung ist noch keines vergeben. Lassen Sie also das Feld leer und klicken »OK«.
Im folgenden Administrationsdialog können Kennwörter sowohl für die Administrations-Berechtigung, als auch für den Zugang zur Gruppe vergeben werden. So können Sie die Daten vor dem Zugriff Unberechtigter schützen.
Wählen Sie »Benutzer ändern & löschen«, um die spezifischen Rechte der einzelnen Gruppenmitglieder einzustellen. Der folgende Dialog zeigt die Liste der Personen, die eine Verbindung zum TeamServer hergestellt haben, evtl. also bisher nur Sie selbst.
Folgende Rechte können im Dialog für jeden einzelnen Benutzer festgelegt werden: Ressourcen bearbeiten, gemeinsame Kategorien bearbeiten und Feiertage einstellen. Hat ein Benutzer die entsprechenden Berechtigungen, kann er Ressourcen einrichten (Meetingräume, Overhead-Projektoren, Fahrzeuge…), ebenso wie gemeinsame Kategorien und Tage zu Feiertagen respektive arbeitsfreien Tagen erklären. Sie erscheinen in den Agenden aller Gruppenmitglieder. Hat jedes Gruppenmitglied seine Agenda mit dem TeamServer verbunden, kann der Administrator die Rechte jederzeit neu vergeben.
Geben Sie sich selbst als Administrator in diesem Dialog alle Rechte und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit »OK«.
• Ressourcen einrichten
»Ressourcen…« im Menü »Kontext« erlaubt dem Administrator, die Ressourcen der Gruppe anzulegen. Im Auswahldialog für Ressourcen können neue mit »Hinzufügen« eingerichtet werden. Ressourcen werden als Kalender dargestellt, ähnlich den persönlichen Agenden. Im Unterschied zu ihnen haben sie aber keinen Eigentümer. Sollen Besprechungsräume, Autos oder ähnliches mit TeamAgenda verwaltet werden, sollten für diese Objekte Ressourcen eingerichtet werden.
Beliebig viele von ihnen sind möglich. Analog erfolgt das Einrichten gemeinsamer Agenden, die zum Beispiel Urlaubstermine aller Gruppenmitglieder aufnehmen können.
Die Rechte der Gruppenmitglieder, Ressourcen und gemeinsame Agenden zu bearbeiten, können einzeln eingestellt werden. Voreingestellt ist, daß jeder Termine eintragen und seine Einträge ändern darf. Klicken Sie im Auswahldialog auf »Details«, im folgenden auf »Zugriffsrechte ändern«. Es folgt der Auswahldialog für Gruppenmitglieder. Wählen Sie die, deren Rechte Sie ändern wollen, aus, und klicken auf »Auswählen«. Legen Sie nun die Rechte fest und bestätigen die Eingaben mit »OK«.
Um eine Ressource anzulegen
1. rufen Sie »Ressourcen…« im Menü »Kontext« auf,
2. klicken Sie auf »Hinzufügen«,
3. geben Sie einen Namen für die Ressource ein (max. 27 Buchstaben),
4. klicken Sie »OK« um die Eingaben zu bestätigen
oder
4. klicken Sie »Neu« um weitere Ressourcen einzurichten.
• Gemeinsame Kategorien einrichten
Kategorien sind ein wichtiges Konzept in TeamAgenda. Sie gliedern klar die Verpflichtungen, die in Agenden eingetragen werden. Im Regelfall sollten sich die Mitglieder einer Gruppe auf ca. 20 Kategorien einigen, denen sie ihre Verpflichtungen zuordnen. Folgende Kategorien sind ein typisches Beispiel für Hersteller technischer Produkte: Marketing, Vertrieb, Kundenberatung. Die Kategorien sollten die Aufgaben und Ziele der Gruppe repräsentieren. Am besten werden sie nach einem Gespräch eingerichtet. Sie können aber auch genutzt werden, um z.B. Arbeitszeiten zu einem Projekt später abzurechnen.
Um Kategorien einzurichten
1. wählen Sie »Kategorien…« im Menü »Kontext« aus,
2. klicken Sie »Hinzufügen« im folgenden Dialog,
3. geben Sie den Namen der Kategorie ein,
4. bestätigen Sie Ihre Eingaben mit »OK«
oder
4. klicken Sie »Neu« um weitere Kategorien einzurichten.
Private Kategorien, die nur Ihre persönliche Agenda betreffen, werden kursiv dargestellt, gemeinsame als Standardtext.
• Feiertage festlegen
Der Administrator hat auch noch die Aufgabe, arbeitsfreie Tage und andere öffentliche Ereignisse (Messen z.B.) festzulegen.
Hierfür
1. tragen Sie das Ereignis in ihrer eigenen Agenda wie eine normale Verpflichtung ein, entweder im Zeitraster oder in der »Zu-Erledigen-Liste«.
2. Wählen Sie im Einblendmenü links oben im Verpflichtungen-Dialog »Öffentliches Ereignis«, »Arbeitsfreier Feiertag« oder »Nicht arbeitsfreier Feiertag«.
• Feiertage importieren
Der Administrator kann vordefinierte Listen mit Feiertagen importieren.
1. Öffnen Sie den Ordner mit den Feiertage-Dokumenten (Ordner »Holydays« auf der Diskette »TeamServer«),
Weil Sie zu dieser Demoversion kein Handbuch bekommen haben, werden hier einige besonders wichtige Eigenschaften kurz skizziert. Benutzen Sie auch die TeamAgenda Hilfe im Menü »Fenster« und (unter System 7) die Aktive Hilfe, um sich durch das Programm zu navigieren.
Haben Sie eine Agenda in TeamAgenda geöffnet, werden Verplichtungen einfach durch klicken und ziehen mit der Maus eingetragen. Anschließend wird der Verpflichtungen-Dialog geöffnet. Im Einblendmenü oben links legen Sie die Art des Eintrags fest. Der normale Fall ist »Verpflichtung«. Wählen Sie »Ereignis«, so muß der Eintrag später nicht als erledigt abgehakt werden. Sind Sie mit einem TeamServer verbunden und haben die entsprechende Berechtigung, stehen auch »Öffentliche Ereignisse« zur Verfügung. Diese werden in allen Agenden sichtbar.
Sie können mehrere Agenden gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen lassen (Menü »Fenster – Agenda anzeigen«). Bei mehreren Agenden auf dem Bildschirm gibt es zwei mögliche Darstellungen: synchronisiert und nicht synchronisiert. Lassen Sie sich die Agenden synchronisiert zeigen, beziehen sich alle Aktionen auf alle Agenden gleichzeitig. Dies betrifft sowohl das hin- und herrollen der verschiedenen Wochen als auch das Eintragen von Verpflichtungen. Dies ist ein besonders intuitives Verfahren, Besprechungen und andere gemeinsame Termine anzuberaumen.
Die Arbeit mit mehreren Agenden bildet insgesamt einen zentralen Bereich von TeamAgenda. Haben Sie mehrere Agenden synchronisiert geöffnet, führt ein Doppelklick auf die Titelzeile eines Tages entsprechend in die synchrone Tagesansicht. Auch hier können Termine gleichzeitig in alle Kalender eingetragen werden. Dabei eintstehen synchronisierte Termine. Das bedeutet: Alle Änderungen werden auch später auf die betroffenen Agenden übertragen, gleich, ob sie zu dem Zeitpunkt geöffnet sind oder nicht. Alternative Verfahren, synchronisierte Termine anzulegen sind: a) Einen Termin anklicken und »Verpflichtung – Andere einbeziehen…« aufrufen, b) unmittelbar nach dem Anlegen des Termins im Verpflichtungen-Dialog den Knopf »Termin ansetzen« klicken.
Termine deligieren ist eine weitere, wichtige Grundtechnik: Sobald mehrere Agenden geöffnet sind, können Einträge von einer Agenda in eine andere verschoben werden (vorausgesetzt, Sie haben die notwendige Berechtigung für die Zielagenda). Alternativ kann ein Eintrag angeklickt und »Verpflichtung – An andere deligieren…« aufgerufen werden.
Soll in nur eine von mehreren synchronisiert geöffneten Agenden eine Verpflichtung eingetragen werden, halten Sie bei der Eingabe die Befehlstaste gedrückt.
Mit diesen drei Techniken lassen sich in TeamAgenda einfach gemeinsame Termine verwalten, Tätigkeiten an zuständige Mitarbeiter übertragen oder direkt Aufträge erteilen.
Probieren Sie vor allem folgendes aus:
• »Andere einbeziehen…« (Menü »Verpflichtung«) trägt Verpflichtungen zusätzlich in andere Agenden ein. Sie können langfristig gekoppelt bleiben, so daß jede Änderung in allen betroffenen Agenden ausgeführt wird.
• »Duplizieren…« (Menü »Verpflichtung«) wiederholt die Eintragung einer Verpflichtung in regelmäßigen Zeitabständen. Die Verpflichtungen werden dabei verknüpft und lassen sich später zusammen verändern.
• »Übertragen…« (Menü »Bearbeiten«) kann eine Verpflichtung als teilweise erledigt eintragen und die verbleibende Zeit einem neuen Termin zuordnen. Auch »Übertragen« verknüpft die Einträge automatisch.
• »Zugang gewähren auf…« (Menü »Kontext«) steuert die Rechte der übrigen Gruppenmitglieder, Ihre Agenda einzusehen und zu verändern.
• »Agenda anzeigen« (Menü »Fenster«) kann mehrere Agenden gleichzeitig auf den Bildschirm holen.
• »Terminvorschlag…« (Menü »Bearbeiten«) durchsucht mehrere Agenden parallel nach einem Termin, zu dem alle Zeit haben.
• »Zur Beachtung« (Menü »Fenster«) listet Eintragungen entsprechend einstellbarer Suchkriterien auf. Das Fenster kann auch als globale »zu erledigen« Liste benutzt werden.
• »Importieren…« (Menü »Ablage«) importiert Daten aus anderen Programmen in TeamAgenda. Importiert werden können Dateien in folgenden Formaten: Text, Meeting Maker™ (ON Technology), CasioLink (Casio), Organizer Link (Sharp).
• »Exportieren…« (Menü »Ablage«) exportiert Ihre Einträge zur Verwendung in anderen Programmen oder zu Back Up Zwecken. Mögliche Formate sind: Text, CasioLink und Organizer Link.
• Experimentieren Sie mit den Voreinstellungen im Menü »Kontext«. Hier werden unter anderem Einstellungen vorgenommen, über welche Änderungen durch Andere in Ihrem Terminkalender automatisch eine Benachrichtigung erfolgt.
Benutzen Sie System 7 Pro und haben PowerTalk installiert, zeigt TeamAgenda zusätzlich das Menü »Post«. Mit den Anweisungen dieses Menüs können Sie aus TeamAgenda Post versenden und im Programm empfangen. Beim Programmstart werden Sie aufgefordert, das Kennwort für den PowerTalk Schlüsselbund einzugeben, falls dies noch nicht erfolgt ist.
Elektronische Briefe im AppleMail-Format (reiner Text) kann TeamAgenda sowohl versenden als auch öffnen.
Damit haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Terminvorschläge auch mit TeamAgenda-Benutzern austauschen, mit denen Sie sich nicht in einer gemeinsamen Gruppe befinden, selbst in anderen Unternehmen. Der Empfänger kann den Vorschlag direkt in seine Agenda übernehmen und den Absender informieren, ob der Vorschlag akzeptiert oder abgelehnt wurde.
- einen beliebigen Text als Brief verschicken, ohne ein anderes Programm zu starten.
- beliebige Textbriefe, auf die Sie noch reagieren wollen, direkt in Ihre Agenda ziehen.
Die Verbindung zwischen TeamAgenda und PowerTalk erweitert damit das Programm um zwei entscheidende Punkte: a) Die Koordination von Terminen wird auch gruppenübergreifend möglich, und das nicht nur innerhalb eines Netzwerks. b) Da auf Briefe in den meisten Fällen reagiert werden muß, können Sie die Arbeit mit elektronischer Post direkt in Ihre Arbeit mit TeamAgenda einbinden.
Einen Terminvorschlag versenden
Sie können eine Verpflichtung über PowerTalk deligieren oder als Einladung versenden. Sie können dabei eines der beiden folgenden Verfahren benutzen:
A)
1- Wählen Sie in der Agenda eine Verpflichtung aus, die als Vorschlag bzw. Einladung verschickt werden soll.
2- Rufen Sie »Neu…« im Menü »Post« auf. Das Brieffenster wird geöffnet. Oben sehen Sie die Adreßfelder, in die noch die Liste der Empfänger eingetragen werden muß. Details hierzu stehen in der PowerTalk-Dokumentation. Unter den Adreßfeldern erscheint der eigentliche Brieftext: Der Zeitpunkt für den Vorschlag und der Kommentar, den Sie für die Verpflichtung eingetragen hatten. Der Text kann in diesem Fenster noch geändert oder ergänzt werden.
3- Klicken Sie auf »Senden«, um den Brief zu verschicken.
B)
1- Rufen Sie »Neu« im Menü »Post« auf, wenn keine Verpflichtung ausgewählt ist.
2- Ziehen Sie aus der Agenda eine Verpflichtung direkt in den Brief.
3- Tragen Sie die Empfänger in den Adreßfeldern ein und klicken »Senden«.
Hinweise: Wenn Sie auf diesem Wege eine Verpflichtung deligieren, löschen Sie sie bitte aus der eigenen Agenda, wenn der Empfänger zugestimmt hat.
PowerTalk sollte nicht benutzt werden, um gemeinsame Termine innerhalb einer Gruppe anzusetzen. Die Leistungsmerkmale von TeamAgenda selbst sind für diesen Zweck erheblich besser.
Einen beliebigen Text versenden
Rufen Sie die Anweisung »Neu…« im Menü »Post« auf, wenn zuvor keine Verpflichtung ausgewählt wurde. Sie erhalten ein leeres Brieffenster. Der Brief kann nun geschrieben, adressiert und verschickt werden. Öffnet ihn der Empfänger mit TeamAgenda, kann er den Brief mit »Akzeptieren« in die Zu-Erledigen-Liste des laufenden Tages übernehmen.
Einen Brief empfangen
Erscheint in Ihrem Posteingang ein TeamAgenda-Brief, können Sie ihn mit einem Doppelklick öffnen. Alternativ kann das Brief-Symbol auch auf das TeamAgenda-Symbol gezogen werden, wenn das Programm (oder ein Alias von ihm) auf dem Schreibtisch liegt.
TeamAgenda wird gestartet oder kommt in den Vordergrund. Der Brief wird ähnlich angezeigt, wie beim Versenden. Zusätzlich erscheinen die beiden Knöpfe »Ablehnen« und »Akzeptieren«. Klicken Sie auf »Ablehnen«, um dem Absender im folgenden Antwortdialog eine Notiz zukommen zu lassen, weshalb der Vorschlag nicht angenommen werden kann.
Klicken Sie auf »Akzeptieren«, um den Vorschlag direkt in Ihre Agenda zu übernehmen.
Der Eintrag wird entweder in der Zu-Erledigen-Liste eines Tages oder aber für einen bestimmten Zeitraum eingetragen, abhängig von der Art der Verpflichtung, die der Absender verschickt hat. Danach wird der Dialog zur Bestätigung geöffnet. Teilen Sie dem Absender mit, daß Sie den Vorschlag annehmen.
Hinweis: Übernimmt TeamAgenda einen Brief, wird der Beginn des Textes auf drei Schlüsselwörter untersucht: »Datum:« , »Beginn:« und »Dauer:«. Beginnt der Brief mit »Datum:« und folgt eine Datumsangabe, trägt TeamAgenda den Brief an dem betreffenden Tag als Verpflichtung ein. Folgen die Angaben »Beginn:« und »Dauer:« mit entsprechenden Zeitangaben, trägt TeamAgenda die Verpflichtung nicht in der Zu-Erledigen-Liste ein, sondern entsprechend den Zeitangaben. Beim Versenden einer Verpflichtung aus TeamAgenda werden diese Einträge automatisch korrekt vorgenommen. Sie können beim Versenden aus einem beliebigen Programm (z.B. AppleMail) aber auch von Hand eingetragen werden.
Andere AppleMail-Briefe in die Agenda übernehmen
A) Einen Brief direkt in die Agenda eintragen
1- Öffnen Sie den Posteingang
2- Ziehen Sie einen Brief im AppleMail-Format direkt auf einen Zeitpunkt oder in die Zu-Erledigen-Liste der Agenda.
3- TeamAgenda trägt entsprechend eine Verpflichtung ein und öffnet den Brief in einem separaten Fenster.
Hinweis: Normale Textdateien können in derselben Weise in die Agenda eingetragen werden. In dem Fenster werden die Knöpfe »Akzeptieren« und »Ablehnen« in diesem Fall nicht gezeigt.
B) einen Brief öffnen, ohne ihn direkt in die Agenda einzutragen
Liegt TeamAgenda oder ein Alias des Programms auf dem Schreibtisch, können Briefe im AppleMail-Format auf das TeamAgenda-Symbol gezogen werden, um sie mit TeamAgenda zu öffnen.
1- Stellen Sie sicher, daß das Symbol von TeamAgenda (oder ein Alias) auf dem Schreibtisch liegt.
2- Öffnen Sie den Posteingang.
3- Ziehen Sie den Brief auf das TeamAgenda-Symbol.
-oder-
1- Rufen Sie »Nächsten Brief öffnen« aus dem Menü »Post« auf.
Eine Anfrage akzeptieren
Mit dem Knopf »Akzeptieren« kann der Brief in die Zu-Erledigen-Liste des laufenden Tages übernommen werden, wenn Sie ihn nicht bereits direkt in die Agenda gezogen haben. »Ablehnen« öffnet den Antwortdialog, in dem Sie dem Absender in einer Notiz den Grund für die Ablehnung mitteilen können. Enthält der Brief eine zeitliche Beschränkung, wird diese links von den Knöpfen gezeigt.
Die übrigen Einträge im Menü »Post«
PowerTalk-Briefe lassen sich als Dateien auf der Festplatte sichern. Ist das TeamAgenda-Brieffenster im Vordergrund, dienen hierfür die Anweisungen »Sichern unter…«, oder aber »Kopie sichern als…« (im zweiten Fall wechseln Sie nicht das aktive Dokument). Auf Festplatte gesicherte Briefdokumente können mit »Gelesene Post öffnen…« wieder geöffnet werden. Es erscheint das normale Brieffenster.
Ist ein Brieffenster im Vordergrund, öffnet »Antworten« den Dialog für eine Antwort-Notiz, die an den Absender zurückgeschickt wird. »Weiterleiten« fügt dem Brief einen weiten Satz Adreßfelder zu. Details zur Bedienung der Adreßfelder finden Sie in der PowerTalk-Dokumentation.
Teile Ihrer Agenda können auf ein Newton-Gerät geladen werden. Unterwegs können Sie weitere Termine eintragen oder bestehende verändern. Zurück im Büro gleichen Sie die Einträge in dem Newton mit der Agenda auf dem Macintosh ab.
Installieren des TeamAgenda-Moduls auf dem Newton
Sie benötigen ein Newton Connection Kit, um die Installation vorzunehmen. Ist das Modul installiert, sehen Sie das TeamAgenda-Symbol, wenn Sie auf »Extras« tippen.
1- Kopieren Sie die Datei »Newton« von der Diskette auf Ihren Macintosh.
2- Installieren Sie die Datei, wie in der Anleitung des Connection Kit beschrieben.
Herstellen der Verbindung mit seriellem Kabel
1- Verbinden Sie den Newton über das Kabel mit dem Drucker- oder Modemausgang Ihres Macintosh.
2- Öffnen Sie den Verbindungsdialog auf dem Newton, indem Sie auf das TeamAgenda-Symbol im Fenster »Extras« tippen.
3- Wählen Sie »Macintosh seriell« und tippen Sie den Knopf »Verbindung aufbauen« um die Verbindung aufzubauen.
4- Am Macintosh rufen Sie »Mit Newton synchronisieren…« im Ablage-Menü von TeamAgenda auf.
5- Wählen Sie den Zeitbereich, der synchronisiert werden soll.
6- Klicken Sie den Knopf »Seriell«.
7- Wählen Sie den Anschluß, den Sie für das Verbindungskabel benutzt haben: Drucker oder Modem.
8- Klicken Sie »OK« um die Synchronisation zu starten.
Herstellen der Verbindung über AppleTalk
1- Verbinden Sie den Newton mit dem AppleTalk-Netzwerk.
2- Am Macintosh rufen Sie »Mit Newton synchronisieren…« im Ablage-Menü von TeamAgenda auf.
3- Wählen Sie den Zeitbereich, der synchronisiert werden soll.
4- Klicken Sie den Knopf »AppleTalk«.
5- Starten Sie den Synchronisationsvorgang von TeamAgenda mit »OK«.
6- Öffnen Sie den Verbindungsdialog auf dem Newton, indem Sie auf das TeamAgenda-Symbol im Fenster »Extras« tippen.
7- Wählen Sie »Macintosh LocalTalk« und tippen Sie den Knopf »Verbindung aufbauen« um die Verbindung aufzubauen.
8- Die Auswahl im Newton bietet (unter anderem) den Namen Ihrer persönlichen Agenda an. Tippen Sie ihn an und auf »Verbinden«
Ergänzungen des Newton Terminkalenders
Ist das Paket installiert, wurde auch der normale Terminplaner des Newton erweitert.
Die Zusatzmerkmale befinden sich im Terminzettel des Planers. Tippen Sie auf den senkrechten Balken eines Termins, um das Fenster zu öffnen. Diese Funktion ist auch verfügbar, wenn Sie auf den senkrechten Balken der Zu-Erledigen-Liste tippen.
Eine Kategorie vergeben
Tippen Sie im Terminzettel auf das Kategorie-Symbol (Ordner), um einem Eintrag eine Kategorie zuzuordnen. Eine Liste wird angezeigt. Die Kategorien werden beim Synchronisieren automatisch auf den Newton geladen. Wählen Sie eine Kategorie und tippen auf »OK«.
Eine Verpflichtung abschließen
Tippen Sie auf das Feld »Abgeschlossen« und geben Sie die tatsächliche Dauer für Auswertungszwecke ein.
Gemeinsame Verpflichtungen
Hat eine Verpflichtung noch weitere Teilnehmer, kann die Liste durch Tippen auf das Teilnehmer-Feld angezeigt werden.
Finden der Adreßkarte oder Telefonnummer
Wählen Sie einen Teilnehmer aus und tippen auf das Telefon- oder Adreßkartensymbol. Der Newton sucht den Namen. Wird er gefunden, zeigt der Newton die Adreßkarte bzw. Telefonnummer.
Der automatische Abgleich
Gehen Sie genauso vor, wie oben für das Laden der Agenda auf den Newton beschrieben.
Alle Änderungen, die zwischenzeitlich auf dem Newton und in der Agenda auf dem Macintosh vorgenommen wurden, werden für den gewählten Zeitraum jeweils auf das andere Gerät übertragen.
Wurde dieselbe Verpflichtung sowohl auf dem Newton als auch auf dem Macintosh verändert, erscheint die Änderung durch den Newton im TeamAgenda-Fenster »Änderungen durch andere« mit dem Zusatz »NT«.
Grenzen beim Abgleich:
Abgesagte Verpflichtungen und Abwesenheitszeiten werden nicht auf den Newton geladen. Von einem Kommentar werden maximal die ersten 300 Zeichen auf den Newton übertragen. Ereignisse und Feiertage erscheinen auf dem Newton als Hinweis oben rechts in der Tagesdarstellung.
Ändern sie eine gemeinsame Verpflichtung auf dem Newton, haben in TeamAgenda aber nicht die notwendige Berechtigung, wird beim Synchronisieren die Änderung wiederrufen.
Diese Demoversion hat zwei Einschränkungen: Nur 200 Einträge in die Agenda sind möglich und nur 3 Benutzer können mit dem TeamServer verbunden werden. Im Übrigen können Sie alle Funktionen in Ruhe ausprobieren. Klicken Sie sich durch die Dialoge und Menüs, blättern Sie durch das Hilfe-Fenster im Menü »Fenster«, probieren Sie das Programm in Ruhe aus. Wir sind sicher, TeamAgenda hat Ihnen viel zu bieten.
TeamAgenda kann als Einzelplatz- oder als Fünfplatzpaket erworben werden. Pakete können dabei frei kombiniert werden. Zum Beispiel lassen sich drei Einzelplatzpakete für eine Dreiergruppe nutzen. Wollen Sie ein Team von acht Leuten ausstatten, benötigen Sie einmal ein Fünfer-Paket und drei Einzelplatzpakete.
Wenn Sie eine Installation mit erheblich mehr Arbeitsplätzen einrichten wollen, setzen Sie sich bitte mit MacVONK in Verbindung.
Die Auslieferung von TeamAgenda erfolgt ausschließlich über den Fachhandel.
TeamAgenda ist ein Warenzeichen von Team Coordination Software, Inc, Montreal, Kanada. TeamAgenda ist verfügbar in Englisch (US und UK), Französisch (auch Kanadisches Französisch), Deutsch und Kanji. Alle anderen Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer.
MacVONK•Deutschland, Telefon 040/656 86 3-0, Fax 040/656 59 05
